Anotá lo que te parezca útil sin tanto filtro. Después, usá colecciones, etiquetas y enlaces para darle orden y contexto. El mejor sistema es el que usás, no el más complejo.
Siguiente paso: Te propongo que pruebes este flujo durante una semana. Observá qué te resulta cómodo y qué no. La práctica es la que te va a ir mostrando el camino para ajustar el sistema a tu medida.